阪南大学における公的研究費の不正使用防止計画について

阪南大学における公的研究費の不正使用防止計画

平成27年7月2日 学長決定
平成28年1月28日 改訂
平成29年9月8日 改訂
令和元年5月10日 改訂


 本学では、公的研究費に関して、「阪南大学における公的研究費の使用に関する行動規範」「阪南大学科学研究費補助金等取扱規程」「阪南大学における公的研究費の使用に関する基本方針」「阪南大学における公的研究費の使用に関する不正行為の防止等に関する規程」「阪南大学における公的研究費の使用に係る不正行為等の調査委員会規程」等の関連規程及び使用ルール等を策定し、本学における公的研究費の不正使用を防止するために、以下のとおり不正使用防止計画を定める。
不正の発生する要因不正使用防止計画
責任体系に関する問題
・研究費は研究代表者に配分されているという認識のため、組織としての責任体系が曖昧である。

・人事異動により後任者への引継ぎが不充分で、後任者に責任体系に関する充分な認識がない。

・時間の経過により、責任意識が低下する。
・責任体系を明確にするため、研究者には研修会等を通じて説明し、誓約書を徴収する。また、研究費に対する意識を向上させるため、機関管理の徹底等の内容を、本学イントラネット上でも公開する。

・事務職員は、業務マニュアルを整備して、十分な引継を行うよう心がけるとともに、常々から複数名で対応して、ノウハウを蓄積する。

・研修会やモニタリングを定期的に行うことにより、責任意識を醸成する。
公的研究費の使用ルール等の問題
・使用ルールが研究者に理解されていない。また、使用ルールが研究者に理解されていても、柔軟な運用を求めて守ろうとしない。・公的研究費の使用前に説明会の受講を義務づけ、使用ルールを遵守する意識を高める。また、本学イントラネット上にも公開し、使用ルールの遵守を徹底する。
予算執行時期に関する問題
・年度末に予算執行が集中するなど、研究計画通りの研究費の執行ができない。 
・研究代表者の研究計画調書等を研究助成課が確認し、データベース等の購入や業務委託が発生する場合は、いつ頃発生するのか聞き取り調査を行い、実際の執行状況と照合する。

・研究費の計画的な執行を研修会で事前に徹底することに加え、予算執行状況を日頃から管理する。執行状況が特に遅れている場合はコンプライアンス推進責任者(研究部長)が研究計画の進捗状況や以降の計画について聞き取り調査を行い、注意喚起する。
物品発注に関する問題
・何らかの理由により、研究者が物品の発注を行う場合、業者との不正な取引が生じるおそれがある。

・納品書・領収書等の記載内容が不充分(日付や物品名・社名等が不明瞭なものなど)なものは、業者との不正な取引のおそれがある。
・当該予算執行に直接関与しない事務職員による検収作業を徹底し、全ての物品について検収(納品確認)を行う。

・日付のないものや、物品名・社名の不明瞭な納品書・領収書等については、再発行を求めるなど、そのままでは受理できないことを徹底する。
特殊な役務に関する検収の問題
・データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検など、特殊な役務に関して、カラ発注等の起こるおそれがある。 ・原則として、有形の成果物がある場合には、成果物に加え、関連書類(完了報告書等の履行確認書類)の提出を義務づけて検収を行う。
また、成果物がない機器の保守・点検などの場合は、検収事務担当者(場合によっては専門的知識を有する事務職員等)が立会い等による現場確認を行うなど、納品検査を確実に実施する。
なお、継続性の高いものなどは、必要性に応じて、仕様書や作業工程などの詳細確認を含めた事後チェックを実施する。
旅費の執行に関する問題
・出張終了後に手続きが行われる。

・目的との整合性や、他の業務との重複が確認できない。

・カラ出張、旅費の水増し、架空請求のおそれがある。
・研究者には、予め関連書類が用意出来ない場合でも、事前に研究助成課に申し出るよう徹底する。

・出張内容に関しては、出張計画書の提出を求め、他の業務との日程区分の明確化を徹底するよう、周知する。また、使途が不明瞭な場合は、当該研究課題との関連に関する理由書の提出を求める。

・出張報告書はもとより、宿泊証明書、搭乗の証明となり得るもの(航空機使用時)などの関連資料の提出を求める。
研究補助員等の雇用に関する問題
・研究補助者、アルバイト等のカラ雇用が発生するおそれがある。 
・出勤簿の確認及び長期雇用者には面談等を行ったうえで、勤務実態の確認を行う。また、作業内容に専門性が要求される場合、個人宛業務依頼書の事前提出を求める。
不正に対する取り組み
・不正防止策、防止計画及び実施状況、監査体制が充分ではない。


・内部監査を定期的に行っているものの、それだけでは不充分である。
・研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドラインや各種ルールを基に、研究者や関連部局からの意見も聞いて、導入できるところは随時積極的に取り入れる体制づくりを図る(定期的に行われる学長室打ち合わせ会等で確認)。

・内部監査の他に、高額な研究課題や複数の研究資金を有する研究者に対してのモニタリングを行う。また、必要に応じて業者へのモニタリングも行う。
公益通報に関する問題
・不正を知った者が内部通報することにより、解雇等の不利益な取り扱いを受けることを恐れ、通報しない。・通報した者に対する不利益な取り扱いを禁じた公益通報者保護制度に関する学内規程を設け、体制(通報・相談窓口)を整備する。大学Webサイトにも掲載し、本学で公的研究費に関係する者及び公的研究費を取り扱う業者にも、このことを周知徹底する。

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